Geschäftsreisen: So kalkulieren Sie richtig

Lange galten Geschäftsreisen in vielen Unternehmen als notwendiges Übel – ein Kostenblock, den es zu minimieren galt. Doch ein Paradigmenwechsel ist in vollem Gange: Immer mehr Firmen erkennen, dass strategisch geplante Reisen keine Ausgaben sind, sondern Investitionen mit messbarem Return. Eine Anleitung.

Die Zahlen sprechen eine deutliche Sprache. Laut einer Studie von Oxford Economics und der U.S. Travel Association schätzen sowohl Führungskräfte als auch Geschäftsreisende, dass rund 40 Prozent der Interessenten durch ein persönliches Treffen zu Neukunden werden – ohne «Face-to-Face-Meeting» sind es lediglich 16 Prozent. Was auf den ersten Blick nach Wunschdenken klingt, lässt sich inzwischen mit harten Daten untermauern.

Ein Meeting vor Ort ist drei virtuelle Meetings wert

Die Pandemie hat gezeigt, dass vieles auch per Videokonferenz funktioniert. Doch sie hat ebenso offengelegt, wo die Grenzen digitaler Kommunikation liegen. Laut einer Erhebung von Maritz Global Events bewerten 85 Prozent der befragten Unternehmenslenker virtuelle Meetings und Telekonferenzen als weniger effektiv als persönliche Treffen mit potenziellen Kunden.

Der Grund liegt auf der Hand: Vertrauen entsteht schneller, wenn Menschen sich gegenübersitzen. Nuancen in der Körpersprache, spontane Gespräche am Rande eines Termins, das gemeinsame Abendessen – all das schafft eine Verbindung, die kein Zoom-Call ersetzen kann. Für Unternehmen, die international expandieren, neue Kunden gewinnen oder strategische Partnerschaften aufbauen wollen, sind Reisen daher kein Luxus, sondern ein Wettbewerbsvorteil.

Der ROI: Bis zu 14,60 Dollar Ertrag pro investiertem Dollar

Die Frage, die CFOs seit jeher umtreibt, lautet: Was bringt eine Geschäftsreise konkret? Eine umfassende Studie der Global Business Travel Association (GBTA) und der American Society of Travel Advisors (ASTA) vom Juli 2025 liefert bemerkenswerte Antworten: US-amerikanische Unternehmen erzielen im Durchschnitt einen Return on Investment von 14,6x – das entspricht 14,60 Dollar Nettogewinnmarge für jeden investierten Dollar Reisekosten.

Nun kann man sich über solche Berechnungen lustig machen. Die Analyse von Oxford Economics zeigt jedoch klar, dass Kundenmeetings den höchsten Return erzielen: zwischen 15 und 20 Dollar pro investiertem Dollar. Messen und Konferenzen bringen immerhin noch 4 bis 6 Dollar je eingesetztem Dollar. Eine Folgestudie der GBTA und ASTA vom November 2025, basierend auf Daten von über 3.200 US-Firmen aus 17 Branchen, belegt darüber hinaus: Unternehmen mit einem strategisch ausgerichteten Reisemanagement erzielen bis zu 30 Prozent höhere Umsätze als Vergleichsunternehmen ohne strukturierten Ansatz.

Ein Rechenbeispiel verdeutlicht das Potenzial: Ein Key-Account-Manager reist für 4'000 Franken zu einem wichtigen Kundentermin. Durch den Besuch wird ein zusätzlicher Auftrag über 100'000 Franken gewonnen. Bei einem Deckungsbeitrag von 25 Prozent ergibt sich ein Gewinn von 25'000 Franken. Der ROI dieser Reise: 525 Prozent. Natürlich führt nicht jeder Trip zu solchen Ergebnissen – aber selbst auf Portfolio-Ebene zeigen systematisch gemanagte Reiseprogramme ROIs von 100 Prozent und mehr.

Die GBTA-Studie fördert noch eine weitere, bemerkenswerte Erkenntnis zutage: US-Unternehmen lassen gegenwärtig mehr als 2,4 Billionen Dollar an potenziellem Umsatz liegen – weil sie zu wenig in Geschäftsreisen investieren. Inflationsbereinigt liegen die aktuellen Reiseausgaben immer noch 66 Milliarden Dollar unter dem Niveau von 2019. Ein moderater Anstieg der T&E-Budgets um 8,3 Prozent könnte laut der Analyse zu einem Umsatzplus von sechs Prozent führen.

«Geschäftsreisen sind kein beliebiger Kostenblock für Unternehmen – sie sind ein starker Hebel für Wachstum», erklärt Suzanne Neufang, CEO der GBTA. «Unsere Analyse zeigt deutlich: Unternehmen, die optimal in produktive, zielgerichtete Geschäftsreisen investieren, können exponentielle Vorteile bei Umsatz, Ertrag und Profitabilität realisieren.»

Der Wandel: Von der Kostenkontrolle zur Wertorientierung

Die jährliche Corporate Travel Study von Deloitte (September 2025) beschreibt einen fundamentalen Shift in der Branche: Der wichtigste Wachstumstreiber für Geschäftsreisen ist mittlerweile der gestiegene Bedarf an Trainings- und Weiterbildungsmassnahmen – gleichauf mit dem Bedarf an persönlichen Kundeninteraktionen. Zwei Drittel der befragten Travel Manager geben an, dass die Ausgaben in diesem Bereich steigen.

Was das konkret bedeutet? Jede Reise wird zunehmend entlang klarer Ziele und KPIs bewertet: erwarteter Umsatz, Pipeline-Effekte, Innovationsoutput. Tools und Frameworks von spezialisierten Travel- und T&E-Anbietern helfen dabei, den ROI gegenüber dem Management zu belegen und Budgets zu sichern. Der Business Case pro Reise rückt in den Mittelpunkt.

Die richtigen Kennzahlen: Was moderne Travel-Programme messen

Um Geschäftsreisen als Investment zu steuern, braucht es mehr als eine einzelne ROI-Kennzahl. Fortschrittliche Unternehmen arbeiten mit einem Set aus Finanz-, Business- und Qualitäts-KPIs.

Auf der Finanzseite stehen klassische Grössen wie die Gesamtausgaben pro Periode, die durchschnittlichen Kosten je Reise oder der Anteil von Buchungen innerhalb der Reiserichtlinien. Laut Deloitte nutzen 49 Prozent der Geschäftsreisenden stets das firmeninterne Buchungstool, und 60 Prozent der Travel Manager berichten, dass ihre Unternehmen die Compliance mit vorgeschriebenen Buchungsprozessen verstärken.
Entscheidender für die Wertschöpfung sind jedoch die Business-Impact-KPIs: der Umsatz oder Deckungsbeitrag je Reise, die sogenannte Trip Success Rate – also der Anteil der Reisen, bei denen das primäre Ziel erreicht wurde – sowie der Pipeline-Impact, der misst, welches Volumen an Opportunities durch Reisetätigkeit generiert oder vorangetrieben wird.

Nachhaltigkeit als Teil der Gleichung

Parallel zur strategischen Neuausrichtung rückt ein weiterer Faktor in den Fokus: die ökologischen Kosten von Geschäftsreisen. Die Deloitte-Studie zeigt, dass das Nachhaltigkeitsmanagement zunehmend umsetzbar wird – immer mehr Online-Buchungstools bieten nicht nur Tracking von Nachhaltigkeitskennzahlen, sondern auch konkrete Empfehlungen für klimafreundlichere Optionen.

Der Anteil von Bahnreisen gegenüber Flügen auf relevanten Strecken, die Nutzung «grüner» Anbieter oder die Zahl kompensierter Reisen – all das fliesst zunehmend in die Gesamtbewertung ein. Für Unternehmen mit ambitionierten ESG-Zielen ist dies längst keine Kür mehr, sondern Pflicht.

Die Herausforderung: Wirkung richtig zuordnen

So überzeugend die Zahlen klingen – die methodischen Hürden bleiben beträchtlich. Welche Deals werden wie einer Reise zugerechnet? Nur Abschlüsse im Sechs-Monats-Fenster nach dem Termin? Oder auch längerfristige Beziehungseffekte? Wie trennt man den Beitrag einer Kundenreise von dem einer Messe oder eines internen Strategiemeetings?

Die Oxford-Economics-Studie empfiehlt, zunächst einen «Hard ROI» mit direkt zurechenbaren Umsätzen auszuweisen und weichere Faktoren wie verkürzte Sales-Cycles, höhere Conversion-Raten oder geringere Churn-Raten separat qualitativ darzustellen. Die Trennung nach Reisetypen – Kunden, Messen, interne Meetings, Incentives – ist dabei essenziell, weil die typischen Multiplikatoren stark differieren.
Fazit: Reisen mit System statt nach Gefühl

Der Paradigmenwechsel ist in vollem Gange. Geschäftsreisen werden zunehmend nicht mehr als Kostenblock, sondern als strategisches Investment mit messbarem Beitrag zu Wachstum, Umsatz und Innovation betrachtet. Sie unterstützen Markteintritt, Kundengewinnung, Partnerschaften und Innovationsprojekte – und werden explizit als Teil der Unternehmensstrategie eingeordnet.

Für Unternehmen, die diesen Wandel vollziehen wollen, lauten die Schlüsselfragen: Haben wir eine klare Attributionslogik? Bewerten wir jede Reise entlang definierter Ziele? Messen wir nicht nur Kosten, sondern auch Wirkung? Und integrieren wir Nachhaltigkeitsziele in unsere Travel-Strategie? Wer diese Fragen mit Ja beantworten kann, verwandelt das Reisebudget vom Kostenfaktor zum Wachstumstreiber.