Newsletter erstellen und versenden

Wie ein Newsletter erstellt und aus dem CMS über den Mailchimp-Service versendet wird.

Alle Newsletter sind in der Sitestruktur «Newsletter-Archiv» eingeordnet. Es besteht die Möglichkeit, so genannte Newsletter-Gruppen zu erstellen, in welchen dann die eigentlichen Newsletter erfasst werden. Korrekt eingesetzt, erhöht dies die Übersichtlichkeit und vereinfacht die Arbeit der Redaktion.

Ein Newsletter ist eine (spezielle) Website, die über den Mailchimp-Service in Form einer Mailchimp-Kampagne an eine bestimmte Mailchimp-Liste versendet wird. All das kann grundsätzlich direkt im CMS erledigt werden. Spezielle Anforderungen an Listen, kampagnen und Versand müssen allerdings übers Mailchimp-Backend festgelegt werden.

Im investrends.ch-CMS sind dafür zwei Vorlagen vorbereitet, mit welchen die eingangs erwähnten «speziellen Webseiten» (also der Newsletter-Inhalt) erstellt werden können:

  • Newsletter «News»: Mit dieser Vorlage können die regelmässigen Newsletter-Versände mit den zuletzt erfassten News-Artikeln erstellt werden. Sie ist sehr einfach aufgebaut und hochautomatisiert, damit deren Erstellung sehr rasch und unkompliziert erfolgen kann
  • Newsletter «Text»: Mit dieser Vorlage können Newsletter mit freiem Inhalt (z.B. «Sondernewsletter») erstellt werden. Es stehen verschiedene «Inhaltselemente» zur Verfügung für höchstmögliche Flexibilität

Nachfolgend wir der beste Workflow für die Erstellung der regelmässigen «News-Newsletter» erläutert.

Erstellung eines «News»-Newsletters

Der schnellste Weg zum «News-Newsletter»: Den letzten duplizieren.
Der schnellste Weg zum «News-Newsletter»: Den letzten duplizieren.

Natürlich kann ein neuer (News-)Newsletter wie bereits gewohnt über den entsprechenden Funktionsbutton «neu» der Seitenbaumstruktur «Newsletter-Archiv» (bzw. der untergeordneten Newsletter-Gruppen) erstellt werden. Der kürzeste und schnellste Weg ist jedoch wie folgt:

  • Im CMS-Seitenbaum in der Seitenbaumstruktur «Newsletter-Archiv» den zuletzt versendeten News-Newsletter orten und dessn Funktionsbuttons aktivieren
  • auf den «>»-Button klicken, um die weiterführenden Funktionsbuttons sichtbar zu machen, und den «duplizieren»-Button klicken
  • Das CMS klont nun den Newsletter ergänzt mit dem Hinweis «Kopie» im Titel und «unveröffentlicht». Öffnen Sie diese Seite im «bearbeiten»-Modus
  • Ändern Sie im Seitentab «Inhalt» nun folgende Feldeingaben:
    • Titel: Wiedererkennbarer Titel nach gewähltem Schema (z.B. «investrends.ch-News vom dd.mm.jjjj»); Hinweis «Kopie» entfernen
    • Datum: Versanddatum des neuen Newsletters auswählen
    • Mitteilungs-Box: Eingaben nach Bedarf ändern, erfassen oder löschen
    • News vom/bis Datum/Zeit: Mittels Copy&Paste das Datum des Feldes «News bis Datum/Zeit» ins Feld «News vom Datum/Zeit» einfügen. Im Felde «News bis Datum/Zeit» das aktuelle Datum auswählen (oder wie gewünscht). Damit wird die Auswahl der zu versendenen News-Artikel eingeschränkt
    • Ressort auswählen und sortieren: Falls erforderlich anpassen
    • Advertorials auswählen: Nach Bedarf die Advertorials des letzten Versandes löschen (Papierkorb-Icon) und/oder neue Advertorials auswählen. Diese werden vom CMS dann in die Newslisten eingebaut.
    • Banner auswählen: Nach Bedarf die Banner des letzten Versandes löschen (Papierkorb-Icon) und/oder neue Banner auswählen. Diese werden vom CMS dann in die Newslisten eingebaut.
    • Events listen/Event-Anzahl: Nach Bedarf die Einstellungen des letzten Versands anpassen
  • Nun Kopieren Sie Ihre (neuen) Eingaben im Feld «Titel» in die Zwischenablage
  • Klicken Sie auf den Seitentab «Einstellungen»
  • Überschreiben sie mit der Zwischenablage die bestehende Eingabe im Feld «Name» (=Bestandteil des URL der Seite). Betätigen Sie die Tabulatortaste, damit das CMS die Eingaben «serialisiert» (Kleinschreibung, Leerschläge und Sonderzeichen ersetzen etc.)
  • Klicken sie schliesslich den «Veröffentlichen»-Button, um die Änderungen zu speichern und die Seite zu veröffentlcihen

Damit ist der Newsletter-Inhalt erstellt und parat für den Versand. Es empfiehlt sich aber, vor dem Versand über den Seitentab «Anzeigen» den Newsletter in der Frontend-Ansicht zu öffnen und zu kontrollieren: Werden alle gewünschten News, Advertorials, Banner und Events gelistet? Wenn nicht: Die entsprechenden Einstellungen kontrollieren und anpassen.

Versand eines («News»-)Newsletters

Ist der Newsletter-Inhalt – egal ob «News»-Newsletter oder «Test»-Newsletter – korrekt und wie gewünscht, kann er (über Mailchimp) versendet werden:

  • Falls nicht schon der Fall: Die zu versendende Newsletter-Seite im «Bearbeiten»-Modus öffnen
  • Seitentab «Mailchimp Newsletter» aktivieren (Bild 1 der Galerie)
  • Button «Create Campaign» klicken und warten, bis der Datenaustausch des CMS mit Mailchimp erfolgt ist und die Erfassungsmaske für eine neue Mailchimp-Kampagne in einem neuen Browser-Fester/Tab sich öffnet
  • In der Kampagnen-Erfassungsmaske folgende Felder bearbeiten:
    • Campaign Name: Wiedererkennbaren Kampagnenname gemäss Namensvorgabe (z.B. investrends.ch-News vom dd.mm.jjj) erfassen (Bild 2 der Galerie)
    • Email List: Mailchimp-Liste auswählen, an welche der Newsletter gesendet werden soll (z.B. «Investrends Mater List») (Bild 2 der Galerie)
    • Subject line: Betreffzeile für Mails gemäss Namensvorgabe (z.B. investrends.ch-News vom dd.mm.jjj) erfassen (Bild 2 der Galerie)
    • To name: «*|FNAME|* *|LNAME|*» (ohne Anführungszeichen) erfassen. Tipp: Diesen Ausdruck aus dem gelben Feldkommentar copy&pasten (Bild 3 der Galerie)
  • Dann «Create Campaign»-Button klicken und warten, bis der Datenaustausch des CMS mit Mailchimp erfolgt ist und die Seite «Edit Campaign», quasi das Kampagnen-Kontrollcenter, angezeigt wird. Das dauert ein paar Sekunden.
  • Im Kampagnen-Kontrollcenter stehen 6 Seitentabs zur Verfügung:
    • Settings: Enthält die Kampagnen-Einstellungen, welche zuvor getätigt wurden. Falls Änderungen vorgenommen werden, unbedingt den Button «Update Campaign» klicken! (Bild 4 der Galerie)
    • Email Content: Mit den «Preview»-Buttons kann nochmals der Mailinhalt kontrolliert werden (HTML- und Text-Version) (Bild 5 der Galerie)
    • Send Test: Ermöglicht den Testversand an eine manuell eingegebene Adresse oder mehrere Adressen (kommasepariert). Achtung: Mailchimp erlaubt nur eine eingeschränkte Anzahl Testversände pro Tag (Bild 6 der Galerie)
    • Schedule Campaign: Ermöglicht den zeitgesteuerten Versand des Newsletters
    • Send Campaign: Klick auf den «Send Campaign now»-Button löst den Versand aus (ggf. zeitgesteuert) (Bild 7 der Galerie)
    • Delete Campaign: Ermöglicht die Löschung der in Mailchimp angelegten Kampagne (Bild 8 der Galerie)
  • Nach der Betätigung des «Send Campaign now»-Buttons und somit dem Versand-Start kann das Browser-Fenster bzw. der Browser-Tab mit dem Kampagnen-Kontrollcenter geschlossen werden

Kampagnenübersicht im CMS

Kampagnen-Liste von Mailchimp im CMS.
Kampagnen-Liste von Mailchimp im CMS.

Im CMS-Menübalken über «MailChimp Newsletter > Mailchimp Campaigns» kann die Übersicht der aktuellen und vergangenen Newsletter-Kampagnen gelistet werden. In der letzten Spalte «Action» wird der Status der Kampagnen angezeigt

  • edit: Unversendete Kampagne. Klick auf «edit» öffnet das Kampagnen-Kontrollcenter zur Bearbeitung
  • sending: Kampagne wird gerade versendet
  • stats: Alle Mails der Kampagne sind versendet. Klick auf «stats» öffnet das Kampagnen-Kontrollcenter mit statistischen Angaben (open rates etc.). Es werden nicht alle in Mailchimp verfügbaren Statistiken angezeigt. Wers genauer will, muss sich übers Mailchimp-Backend informieren.
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